Fundación Santo Rey
Programa Educativo Colegio Gimnasio Santo Rey
Política de Tratamiento de Datos Personales
En cumplimiento a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, El Colegio Gimnasio Santo Rey programa educativo bajo la Fundación Santo Rey, adopta la siguiente política aplicable a la institución para el tratamiento de protección de datos personales.
1. UBICACIÓN
RAZON SOCIAL: FUNDACIÓN SANTO REY – Programa Educativo COLEGIO GIMNASIO SANTO REY
DIRECCIÓN: Carrera 19 No. 10Norte 37 Armenia, Quindío, Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: admin@gimnasiosantorey.edu.co
TELÉFONO: (6) 7461211
2. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
3.1 USO: El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, padres de familia, docentes, trabajadores y/o contratistas, egresados estará enmarcado en el orden legal, de acuerdo a las disposiciones del Ministerio de Educación Nacional y en virtud de la condición del colegio como Institución de Educación preescolar, básica y media, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. A continuación se describen algunos fines:
a. Educativos: Para orientar a la institución en los aspectos necesarios para el cumplimiento de sus fines.
b. Formativos: Para dar a conocer los eventos académicos, publicaciones.
c. Comerciales: Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con los grupos de interés.
d. Informativos: Para dar a conocer los temas relacionados con el programa educativo.
e. Publicitarios: Para promocionar nuevos sistemas o desarrollos educativos que el colegio implementa.
3.2 FINALIDAD: El colegio Gimnasio Santo Rey cuenta con las siguientes bases de datos:
Base de Datos ColegioGSR: Sistema de Gestión Académica.
Finalidad: Registrar la matrícula de alumnos, información de padres y acudientes, datos del plan de emergencias PRAE Y PEGER, datos de docentes y empleados, registro de notas, datos de proveedores.
Base de Datos World Office: Sistema Contable
Finalidad: Gestionar procesos de facturación y cobro.
4. DERECHOS DEL TITULAR
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Colegio Gimnasio santo Rey en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Colegio Gimnasio Santo Rey, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por El Colegio Gimnasio Santo Rey, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El Colegio Gimnasio Santo Rey ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la Secretaría Administrativa con el apoyo de la Secretaría Académica. Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico admin@gimnasiosantorey.edu.co
6. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
El Colegio Gimnasio Santo Rey en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.gimnasiosantorey.edu.co y a través del correo electrónico admin@gimnasiosantorey.edu.co.
8. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
a) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en El Colegio Gimnasio Santo Rey quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo admin@gimnasiosantorey.edu.co La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante El colegio Gimnasio Santo Rey el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la institución por el correo electrónico admin@gimnasiosantorey.edu.co
2. Con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
4. Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos. El Colegio Gimnasio Santo Rey rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello El colegio Gimnasio Santo Rey pondrá a disposición del Titular el correo electrónico admin@gimnasiosantorey.edu.co. Si vencido el término legal respectivo, La institución, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
10. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación, Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro del Colegio Gimnasio santo Rey el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política. La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial del Colegio Gimnasio Santo Rey. Es un deber de los empleados, padres de familia y colaboradores conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada el día 08 de noviembre de 2016.
11. PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.
La presente política rige a partir del 08 de noviembre de 2016.
LUZ AMPARO CASTRILLON VASQUEZ
REPRESENTANTE LEGAL
